【3】使える!役立つ!賢いホワイトボードの使い方

2017/12/13

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会議の「見える化」が進んできたら、もっと効果的なホワイトボードの使い方へレベルアップしていきましょう。

板書の仕方をフォーマット化してしまえば、漏れなくミスなく会議を進行できますよ。

ここでのポイントは板書をデータ化してそのまま議事録にしてしまうこと。ホワイトボードの板面を写真にとれば、あとで議事録作成として清書する手間もなくなりますね。

会議前の準備

日付、時間、参加者を書きましょう

いつ、誰と話し合ったのか、議事録の必須です。

会議のタイトルを書きましょう

会議のタイトルや目的を書いておけば、議事進行がスムーズに。参加者の意識統一にも役立ちます。

会議中

アジェンダ(検討課題)をリスト化してチェックボックスで確認しましょう

決まった内容をチェックボックスで確認していけば、参加者の意見も引き出しやすくなります。また、会議の進捗確認にもなり「ダラダラ会議」を防ぐことができます。

板書は発言のポイントをおさえて、時には発言者の意図を確認しながら書きましょう

板書は後で読み返す議事としての目的もあります。書いている内容に間違いがないか、参加者全員に確認しながら書くことで、参加者の意識合わせにもつながります。
また、文字に書きにくいときはイラストや図にすることもお勧めです。複雑な議論も矢印やチャート図にまとめることで、より理解を深めます。

マーカーは3色を使い分けましょう

マーカーの色を使い分けることで、板書内容を整理しやすくなります。
たとえば、意見をどんどん書くとき(拡散)は「黒」。重要なポイント(収束)は「青」。決まった内容・アクション(決定事項、ゴール)は「赤」と色分けすれば、会議の最後の確認時や後で見返す時に見やすくなります。

会議後

このフォーマットで書けば、板書内容はすでにしっかり整理されています。会議終了後はこの板面をそのまま撮影して参加者に配信するだけで、議事録共有は完了です。いままでの議事録作成に掛かっていた時間をすっきり無くすことができ、ビジネスの効率化に役立ちます。

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