【2】より良い会議をするために~ホワイトボードで会議を変えよう~ 苦手なファシリテートもホワイトボードで解決!

2017/12/13

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ある日、会議の進行役を任されてしまったあなた。

多くの人に見つめられ緊張したり、プレッシャーを感じたりして、会議の進行はなかなか慣れないものですよね。そんな時、会議室に定番のホワイトボードが、使い方次第で会議の進行にとても役立つツールになります。ただやみくもに意見を書くだけの使い方から、会議をデザインする使い方へ!

ホワイトボードで会議を変えてみましょう。

会議にはそれなりに準備が必要です。より良い会議をするために、ただ集まるのではなく、「何を議論し、どういう結論にたどり着きたいのか」の会議の目的とゴールを明確にする必要があります。

そこで、「会議をデザインしよう!」です。

まずはホワイトボードに何の会議なのか、アジェンダ(検討課題)とゴール(最終目的)を板書しましょう。こうすることで参加者が会議中にアジェンダとゴールを常に意識することができ、議論の脱線や時間超過を抑制できるので、結論を導きやすくなります。

会議中は議論の過程も板書し、意見を「見える化」することも重要です。

口頭だけの会議進行では時に感情的になって議論が平行線になりがち・・・。
そこで、参加者から出てきた意見は、ホワイトボードにどんどん書いていきましょう。いま、何を議論しているのかを「見える化」することで、参加者全員が内容を共有化しやすくなります。またホワイトボードに書きながら話し合うと、参加者全員の視線がホワイトボードに向かい、会議に参加している意識が高まります。
一点に向かって議論も活性化し、最も重要な「合意形成」を得やすくなるでしょう。

板書はファシリテーターや板書係だけが書く、という考えも変えてみましょう。

発言者自身がホワイトボードの前に出て行き、意見や考えを書いて共有することで、発言者の思考も活性化します。ただ椅子に座っているだけの参加スタイルから、「自分で書く」参加スタイルになることで、参加者の主体性も高まるでしょう。

会議の終わりに、結論をホワイトボードにしっかり書きましょう。

会議の目的は合意形成です。あとで「そんなことは聞いてない」、「そんなつもりはなかった」なんてことにならないように、この会議で何が決まったのか、決定事項を再度ホワイトボードに書いて認識の違いがないか全員で確認します。また、今後のアクション(誰が、何を、いつまでに)もしっかりホワイトボードに書いて、議事録として残しておきましょう。ホワイトボードを上手に使って、苦手なファシリテートを克服しましょう!

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